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Il software gestionale, uno strumento dalla parte dell’azienda

Perché un’azienda implementa un software gestionale?

Quali sono i vantaggi di un software gestionale?
Che moduli sono presenti su un software gestionale?
Quali plus deve possedere un software gestionale?
Il caso Men At Work – MAW

Cominciamo dall’inizio e alfabetizziamoci al concetto di “software gestionale” troppe volte utilizzato senza conoscere fino in fondo i suoi vantaggi. Un software gestionale è una soluzione tecnologica che consente a piccole o grandi attività di automatizzare i processi interni in modo da rendere più efficiente il flusso di lavoro in termini di gestione, organizzazione e monitoraggio.

Certamente un problema che affligge le aziende è l’archiviazione delle informazioni e il reperimento dei dati. L’archivio è di importanza vitale! Avere la disponibilità di tutti i documenti in un’unica soluzione software garantisce la possibilità di accedervi sempre e in ogni situazione.

Integrazione di tutti i reparti

Grazie al gestionale è possibile mettere in comunicazione tutti i reparti, eliminando le informazioni ridondanti e accelerando i processi con la loro automatizzazione. L’efficacia e il miglioramento dei processi è il più importante cambiamento che si registra.

 

Quali sono i vantaggi di un software gestionale?

 

Risparmio di tempo: ogni documento viene salvato e archiviato ed è sempre disponibile grazie ad una ricerca mirata all’interno del sistema.

Risparmio di costi: le inefficienze dovute da una gestione non organizzata sono superate. È chiaro che un software gestionale prevede dei costi iniziali di attivazione e implementazione, ma sono “costi” ammortizzati nel tempo senza ombra di dubbio.

Organizzazione del flusso di lavoro: essendo tutto integrato, intendiamo i diversi reparti, si è in possesso di un quadro “completo”.

Rispetto a questo ultimo punto, aggiungiamo, che grazie ad un software gestionale è possibile:

  1. Pianificare la capacità produttiva di un’attività
    carico di lavoro
    -gestione delle produzioni
    tempi di consegna
  2. Aumentare l’efficienza della contabilità
    la situazione contabile deve essere sempre accessibile, consultabile e ordinata. Bisogna avere la possibilità di effettuare report, analisi sullo stato patrimoniale in modo da pianificare le azioni strategiche future.
  3. Aumentare le vendite
    il monitoraggio delle scorte aiuta ad aumentare le vendite.

 

Che moduli sono presenti su un software gestionale?

  • Modulo vendite: per la gestione di tutti i documenti attinenti, provenienti sia dall’interno che dall’esterno dell’azienda. L’emissione dei documenti di vendita genera in tempo reale l’aggiornamento dei campi corrispondenti nei moduli Contabilità e Magazzino.
  • Moduli acquisto: per amministrare il ciclo commerciale passivo. Registrare gli ordini dei fornitori e generare i documenti di carico del magazzino e le relative fatture. Ovviamente, per ogni acquisto, è previsto l’aggiornamento delle quantità in magazzino. In questo aspetto rientra la gestione dei fornitori.
  • Modulo magazzino: in questo modulo vengono gestiti tutti gli articoli, si crea così il catalogo multimediale della merce. In questa sezione avviene la gestione dei clienti. Questo permette le operazioni di carico e scarico, la gestione dell’inventario, la stima sull’esaurimento delle scorte. Gli articoli sono archiviati in base agli attributi: codice a barre, codice prodotto, preparazione degli ordini e delle spedizioni.
  • Amministrazione, finanza e controllo: l’area di amministrazione e della contabilità include molte operazioni che possono essere snellite e rese più veloci grazie alla riduzione di errori.

 

Quali plus deve possedere un software gestionale?

La cosa importante da comprendere è che il software gestionale deve adattarsi con flessibilità alle diverse esigenze di un’azienda o di un’attività. Dunque possiamo affermare che va costruito in base alle esigenze, personalizzato rispetto alle criticità aziendali.

Fra le caratteristiche che un buon software gestionale deve possedere, nel tempo, annoveriamo la capacità di garantire l’inserimento di ulteriori moduli soprattutto se cambiano le esigenze aziendali. L’integrazione di nuovi aspetti/moduli deve essere possibile senza alcuna difficoltà. L’integrazione di eventuali “aggiunte” deve poter avvenire in modo flessibile. La dinamicità è un elemento importante.

Integrazione con Sistemi esterni

Oltre a questo, importante è interfacciarsi con altri sistemi o applicativi esterni in modo da condividere dati, esportarli facilmente.

Assistenza e aggiornamento del software

Il software gestionale richiede un addestramento nell’utilizzo, una formazione e un’assistenza tecnica successiva all’installazione.

Il caso Men at Work MAW

Men at Work è un’attività che si occupa di commercializzazione di prodotti di abbigliamento e dispositivi di sicurezza per il lavoro. Ai fini di una migliore gestione del flusso di lavoro e della gestione degli aspetti legati al magazzino, alle vendite, alla contabilità hanno fatto richiesta di un software gestionale in grado di ordinare tutti questi aspetti.

Le criticità che lamentavano erano le seguenti:

  • Mancato controllo delle scorte presenti in magazzino
  • Archivio mai aggiornato dei prodotti
  • Costante controllo “visivo” delle quantità disponibili della merce
  • Comunicazione tra di dipendenti deficitaria a causa della non raccolta delle informazioni quotidiane
  • Clienti non archiviati con tutti i dati
  • Elenco mancante della cadenza degli acquisti da parte dei fornitori
  • Impossibilità di creare previsioni sul fatturato potenziale futuro

 

Per questa ragione abbiamo implementato e programmato un software gestionale per step. Primo caricamento dei prodotti massivo mediante i file dei fornitori. Per ciascun prodotto è stato generato il codice a barre e indicata la giacenza in magazzino. Nella fase successiva abbiamo scaricato i prodotti tramite l’emissione di documenti fiscali o direttamente dalla cassa con lettura del codice a barre dei prodotti in vendita.

Quali sono stati gli immediati vantaggi?

  1. Magazzino e gestione scorte sempre sotto controllo
  2. Avvisi automatici di livello scorta minima prodotti
  3. Prezzi di acquisto dei prodotti sempre aggiornati e collegati ai vari fornitori
  4. Gestione automatizzata della filiera Cliente e Fornitore: offerta – conferma d’ordine – spedizione/ricezione – fattura (con variazione automatica dello stato dei prodotti: disponibile, impegnato, finito ecc.)
  5. Creazione archivio Clienti e Fornitori

Come dicevamo inizialmente ogni gestionale va progettato in base alle esigenze dell’azienda. Se hai necessità di organizzare in modo puntuale il tuo flusso di lavoro interno ed esterno possiamo parlarne insieme e trovare la soluzione più adatta a te.

Puoi scriverci da questo form se vuoi conoscere i vantaggi possibili per la tua attività.